Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

MXB-Solutions GmbH, St. Peter-Straße 2, 9800 Spittal an der Drau, Österreich
Firmenbuchnummer FN 600698 f (Landesgericht Klagenfurt) · UID ATU79347627
E-Mail: office@mxb-solutions.com

2. Zweck der Verarbeitung

EBM (Easy Business Management) ist eine Software für Buchhaltung, Verkauf und Einkauf für kleine Unternehmen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung dieser Software: Benutzerkonten und Anmeldung, Geschäftsdaten der jeweiligen Firma (Kunden, Lieferanten, Belege, Aufgaben, Personal-Abrechnungen) sowie die im Folgenden beschriebenen Anbindungen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Bankkonten (Kontoinformationsdienst)

Auf Wunsch der jeweiligen Firma rufen wir Kontostände und Umsätze ihrer eigenen Geschäftskonten über Enable Banking Oy (Helsinki, Finnland) ab — einen im Rahmen von PSD2 regulierten Kontoinformationsdienst. Der Zugriff erfolgt nur nach ausdrücklicher Autorisierung bei der Bank (Consent), ist rein lesend und dient ausschließlich der Buchhaltung (Abstimmung, offene Posten, Liquiditätsplanung). Der Consent kann jederzeit bei der Bank oder in EBM widerrufen werden.

4. E-Mail-Postfächer

Firmen können eigene Microsoft-365-Postfächer verbinden (OAuth, Microsoft Ireland Operations Ltd.). EBM versendet damit Ausgangsbelege und liest ausschließlich die dafür eingerichteten Ordner, um eingehende Belege zu übernehmen und Antworten auf versendete Belege zuzuordnen. Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert; die Verbindung ist jederzeit in den Einstellungen trennbar.

5. Belegerkennung (OCR)

Hochgeladene Belege können zur Texterkennung an Microsoft Azure Document Intelligence (Verarbeitung in der EU) übermittelt werden. Übermittelt wird nur das jeweilige Beleg-Dokument; die Erkennung dient der Vorbefüllung der Belegerfassung.

6. Hosting und Speicherung

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland/EU). Daten der Firmen sind mandantengetrennt gespeichert; Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Es findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der genannten Auftragsverarbeiter statt, kein Verkauf von Daten, keine Werbung.

7. Cookies

EBM verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmelde-Session). Keine Tracking- oder Marketing-Cookies.

8. Speicherdauer

Geschäftsdaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und unterliegen danach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in Österreich in der Regel 7 Jahre gemäß § 132 BAO). Benutzerkonten werden auf Anfrage gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse.